Para realizar um agendamento de acesso para mais de uma área interna na aplicação basta seguir as instruções abaixo:
Configuração (Visão do Administrador)
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O primeiro passo a se fazer é ativar a funcionalidade nas configurações da aplicação para que ela esteja disponível para uso no momento da realização do agendamento de acesso.
Para isso, é necessário ir em Configuração > Aplicação.
Na tela, é necessário ativar o botão “Permite agendamento para mais de uma área” para ativar a funcionalidade.
Feito isso, basta salvar as alterações realizadas para as configurações serem atualizadas.
Criação do Agendamento (Visão do Agendador) #
- Para adicionar um novo agendamento basta selecionar o ícone “Novo Agendamento”.
2. No campo “Dados do agendamento”, forneça os dados solicitados para concluir a operação. Iniciando pelo campo “Período”, ao clicar aparecerá um calendário onde o usuário poderá selecionar a data de início até a data fim do período necessário.
3. No próximo campo, deve-se informar o horário em que ocorrerá a visitação, caso ela seja durante todo o dia, basta clicar no botão “Dia Inteiro”, mas caso seja em um horário pré-determinado, basta preencher os campos “Horário de Entrada Início” e “Horário de Entrada Fim” com os horários em que o prestador chegará ao local em questão.
4. No campo “Destino” o usuário deve selecionar a área geral a ser visitada.
5. Já no campo “Área Interna” é necessário informar quais serão as Áreas a serem visitadas. (exemplo: Departamento Administrativo). Como a funcionalidade está ativa, é possível selecionar mais de uma área interna.
Observe o exemplo da funcionalidade ativa abaixo:
6. No campo “Motivo do Agendamento de Acesso” o usuário deve selecionar entre as opções preestabelecidas o motivo que indica a razão de sua visita.
7. No campo “E-mail do Visitado” é necessário inserir o endereço de e-mail do responsável interno que receberá a visita.
8. No campo “Nome do Visitado” é necessário inserir o nome do responsável interno que receberá a visita.
9. No campo “Observação” é possível adicionar informações específicas.
Visitante #
Após finalizar a inserção e clicar em “Próximo” o usuário será direcionado a etapa “Dados do Visitante” onde deve ser informado se o usuário é ele próprio, outras pessoas, ou ele juntamente com outras pessoas.
Em caso do agendamento estar sendo para si próprio, o usuário deve clicar em “Eu”, então será aberta a página para preenchimento dos dados pessoais e upload do documento de identificação (o pop-up para inserção dos dados será aberto somente em caso de nova inserção de visitante ou em caso de dados incompletos), como demonstrado na imagem abaixo:
Caso o usuário esteja realizando o agendamento para terceiros, deverá selecionar o ícone “Outras Pessoas”, então será disponibilizado no lado direito da página os botões para preenchimento dos dados e upload do documento de identificação, como demonstrado na imagem abaixo. Outra opção para inserção é selecionar o campo “Eu e Outras Pessoas”, em que o usuário pode adicionar seus dados e os de terceiros, as mesmas opções para inserção serão disponibilizadas. Além disso, é disponibilizado o Modelo de Importação contendo as informações dos visitantes fornecidas no ato do agendamento.
Caso seja preciso fazer o carregamento de muitos visitantes no sistema, basta fazer upload da planilha Modelo de Importação preenchida com as informações sobre os visitantes, pois, desta forma, serão criados os agendamentos conjuntamente.
Veículo #
Após finalizar a inserção dos dados do visitante e clicar em “Próximo” o usuário será direcionado a etapa “Veículo” onde deve ser informado se o usuário precisará entrar ao local com um veículo ou não.
Caso o visitante não necessite entrar ao local com nenhum veículo, basta que selecione o campo “Não” e avance;
No entanto, caso o visitante precise entrar ao local juntamente com um veículo, é necessário cadastrá-lo. Para isto, basta selecionar o botão “Novo Veículo”, então será aberta a página para preenchimento dos dados do automóvel e upload do documento de identificação como demonstrado na imagem abaixo:
Observações: Por padrão, ao informar um veículo de acesso no agendamento, a autorização a ser criada virá com a permissão para acesso com outro veículo, considerando possíveis erros na placa informada.
Material #
Após finalizar a inserção dos dados do Veículo e clicar em “Próximo” o usuário será direcionado a etapa “Material” onde deve ser informado se o visitante precisará de ferramentas para executar sua função no local, e em caso positivo, quais serão estes materiais.
Caso seja necessário que o visitante leve materiais consigo, o mesmo deverá descrever no campo “Materiais” quais serão e realizar o upload das imagens dos objetos.
Resumo #
Para finalizar o Agendamento de Acesso, encontra-se a última aba chamada “Resumo”; em que o usuário pode confirmar todas as informações inseridas sobre o agendamento realizado (Dados do Agendamento, Dados do Visitante, Dados do Veículo e Dados do Material). Após realizar a revisão das informações, o usuário declara ciência sobre os deveres e obrigações legais de proteção de dados dos conteúdos de informações pessoais e sigilosas ali presentes.
Para realização de conclusão do Agendamento, são fornecidas duas opções para finalização: “Salvar sem Agendar” e “Confirmar e Agendar”. Caso deseje deixar os dados pré-estabelecidos para uma futura visita, o usuário possui a opção “Salvar sem Agendar”. Porém, caso o usuário deseje realizar o Agendamento, basta confirmar selecionando o botão “Confirmar e Agendar”.
Ao finalizar o Agendamento de Acesso, o usuário recebe um e-mail com o comprovante da solicitação do agendamento. Após isso, basta aguardar o retorno sobre a situação da solicitação caso a mesma tenha sido aprovada pelos responsáveis.
Após confirmar o agendamento de acesso, será gerado um agendamento para cada área interna informada. Seguindo o exemplo do agendamento acima, no qual foram mencionadas três áreas internas, o sistema gerou, portanto, três agendamentos de acesso “cópias”, tendo como a única diferença as áreas internas mencionadas.
Essa divisão ocorre, pois cada área interna possui seu aprovador específico.
Na aplicação Log.One Acesso, item de menu Agendamento de Acessos > Consulta de Agendamentos é possível visualizar a situação dos agendamentos realizados.
Aprovação dos agendamentos (Visão do Aprovador) #
O processo de aprovação dos agendamentos ocorrerá de forma padrão, conforme descrito no artigo abaixo:
Com as seguintes regras adicionais no processo: #
Quando um aprovador de uma das áreas internas selecionadas no agendamento aprovar a solicitação realizada pelo visitante, o agendamento apresentará a situação “Aprovação parcial”. Esta situação será mantida até que todas as áreas internas informadas no agendamento sejam aprovadas ou recusadas por seus devidos aprovadores.
Quando ao menos um dos aprovadores de cada área interna do agendamento realizarem sua aprovação ou recusa, a autorização de acesso será criada e será enviado um e-mail ao visitante com o comprovante de sua autorização de acesso.
